Какие документы нужны, чтобы заказчик заплатил за рейс

Михаил Никифоров, перевозчик · обновлено 20 октября 2026
Выводы сделаны на основе анализа открытых источников.

Рейс выполнен, но оплату запустит только полный комплект документов. Не хватит одной подписи — и срок оплаты не начнётся. С 1 сентября 2026 года часть документов стала электронной.

Что обычно входит в комплект

• Договор-заявка с подписями обеих сторон.
• Транспортная накладная с отметкой грузополучателя о приёме груза.
• Акт оказанных услуг или универсальный передаточный документ (УПД).
• Счёт на оплату.

Точный список, количество экземпляров и способ отправки указывает заявка. Прочитайте этот пункт до погрузки.

Если вы на НПД, после поступления оплаты сформируйте чек в «Мой налог» и передайте заказчику: при оплате наличными или электронными средствами платежа сразу, при иных безналичных расчётах не позднее 9-го числа следующего месяца (ч. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

Транспортная накладная теперь электронная

С 1 сентября 2026 года участники коммерческих перевозок оформляют транспортную накладную в электронном виде (закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Её подписывают электронной подписью через аккредитованного оператора электронных перевозочных документов. Операторы обмениваются документами между собой, поэтому у вас и у заказчика они могут быть разными.

Бумажная накладная допускается только в отдельных случаях: например, при сбое системы, зафиксированном ГосСОПКА, при отсутствии интернета, при перевозке для личных нужд гражданина или по территории, где введён режим повышенной готовности, ЧС, военное положение или режим КТО (приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 в ред. приказа от 02.09.2026 № 391).

По поручению Президента до 1 марта 2027 года МВД и Ространснадзор за бумажные документы вместо электронных должны ограничиваться устным замечанием. Обязанность оформлять электронную накладную при этом действует с 1 сентября 2026 года (п. 6 Перечня поручений Пр-1784).

Электронную накладную заказчик видит у своего оператора — отправлять её почтой не нужно.

Что по-прежнему отправляют почтой

Если заказчик работает с бумажными документами, почтой уходят акт и счёт. Заявку с 1 сентября 2026 года оформляют электронно, а на бумаге только в случаях из приказа Минтранса № 262 (ч. 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта). Если у вас с заказчиком есть электронный документооборот, всё можно отправить электронно. Уточните в заявке, считаются ли электронные документы оригиналами: от этого зависит, с какого дня пойдёт срок оплаты. Документ с квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному с собственноручной подписью, если закон не требует составить его только на бумаге (ч. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Из-за чего чаще всего не платят

• нет отметки грузополучателя о приёме груза;
• сумма в счёте или акте не совпадает с заявкой;
• нет подписи или печати там, где её требует заявка;
• ошибка в реквизитах заказчика;
• в конверте не все документы из списка в заявке.